PrometeoQualità. Manuale Documenti

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1 PrometeoQualità Manuale Documenti Questo manuale, si pone l obiettivo di rendere l utente subito operativo all utilizzo del software PrometeoQualità modulo Documenti. Vengono per tanto indicati i passaggi base, essenziali per poter entrare a regime tralasciando le anagrafiche di contorno. Sommario Premessa... 2 Caricamento di un Documento dati anagrafici... 3 Nuova Revisione di un Documento - prima parte... 4 Nuova Revisione di un Documento - seconda parte... 5

2 Premessa Questo modulo è stato realizzato per permettere di gestire, in modo semplice ed efficace, tutta la documentazione aziendale relativa alla Qualità ed eventuali altri documenti aziendali che si vogliono tenere sotto controllo. L applicabilità di questo modulo è tanto ampia da permettere di estendere la sua applicabilità a tutti i documenti che hanno validità in azienda. Questo modulo permette l importazione di documenti in qualsiasi formato ed è completamente integrato con i principali tools di sviluppo individuale (Word, Excel, Acrobat ) Provvede a definire le categorie dei documenti assegnando a ciascuno una proposta di modello redazionale, tracciando uno specifico ciclo di vita (workflow) con liste di distribuzione collegate ad ogni stato del documento. I documenti vengono organizzati in tre aree operative differenti. Area documenti In Valutazione Dove vengono tenuti tutti i documenti in produzione ed in attesa di valutazione Area documenti Attivi Sono presenti tutti i documenti che hanno superato il Ciclo di Approvazione e sono visibili, in modo diretto agli utenti inclusi nella lista di distribuzione ed ai redattori per consentire la realizzazione di nuove versioni. Area documenti Obsoleti Area nella quale vengono archiviati tutti i documenti non più in vigore e, naturalmente non più modificabili; sono la memoria storica dei documenti. Per alcune tipologie di documento è previsti il controllo del ciclo di vita del documento attraverso il Ciclo di Approvazione che consiste nel definire i ruoli/fasi del Redattore, del Verificatore, dell Approvatore e la lista di distribuzione. Ciascuno di questi ruoli avrà la possibilità di esaminare attraverso una comunicazione interna su posta le operazioni di sua competenza per approvarle e consentire il passaggio alla fase successiva. L iter di validazione del documento non è obbligatorio. E possibile essere operativi da subito limitandosi ad agganciare i Documenti Attivi e sostituendoli man mano che vengono aggiornati. Una volta che il documento è ufficiale, può essere automaticamente distribuito via mail alla lista di distribuzione ad esso associata. 2

3 Caricamento di un Documento dati anagrafici Documenti Interni (Attivi) Inserisco il Codice e la descrizione del documento, l ultima revisione e la data, infine collego il documento vero e proprio. Unici dati obbligatori Attraverso questo pulsante collego il documento vero e proprio Questo pulsante permette di accedere direttamente al documento, per poterlo modificare. 3

4 Nuova Revisione di un Documento - prima parte Documenti Interni (Attivi) Per creare una nuova revisione di un documento, bisogna prima accedere all ultima revisione attuale, all interno della voce di menù Documenti attivi, a questo punto bisogna premere il pulante presente nella tool bar. Alla pressione di questo tasto, il documento vero e proprio (il file) viene duplicato in una directory a parte, dove risiedono le nuove revisioni in attesa di conferma. 4

5 Nuova Revisione di un Documento - seconda parte Documenti Interni (Da Valutare) La nuova revisione, in attesa di approvazione, viene gestita in una directory a parte. L utente a così modo di modificare a sua descrizione il documento, attraverso la pressione del tasto Quando il documento è pronto, bisogna spostare la spunta del riquadro Stato del Documento, in ATTIVO. Quando salvo, Prometeo, sposta l attuale revisione dall anagrafica degli attivi a quella dei documenti obsoleti (voce di menù Documenti Interni (Obsoleti/Annullati). Il documento in valutazione viene invece inserito nell archivio dei documenti attivi, al posto della revisione precedente. Quando rendo il documento Attivo, Prometeo mi chiede se voglio inviare un di notifica a tutta la lista di distribuzione. 5