VISION EXCELLENCE. Il programma annuale per la salute e il benessere degli occhi dei tuoi portatori. Manuale d uso 1

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1 VISION EXCELLENCE Il programma annuale per la salute e il benessere degli occhi dei tuoi portatori Manuale d uso 1

2 Sommario Accesso al Portale Visione Excellence...3 Panoramica generale... 4 Sezione Impostazioni...5 Dati Societari...5 Prodotti...6 Servizi...7 Crea/Modifica Abbonamento...8 Offerte Commerciali...9 Sezione Nuovo Contratto Crea Nuovo Contratto Sezione Gestione Contratti Database Contratti Calendario Visite

3 Accesso al portale VISION EXCELLENCE Per accedere al portale Vision Excellence inserire la propria username e password negli appositi spazi e cliccare ENTRA. I pulsanti LOG OUT, MANUALE D USO saranno presenti in tutte le pagine e serviranno rispettivamente per uscire dal portale, per consultare tale manuale o per inviare automaticamente una all indirizzo supporto.visionexcellence@3ways.it e ricevere assistenza. 3

4 Panoramica generale Il portale Vision Excellence ha tre diverse sezioni: IMPOSTAZIONI Questa sezione servirà per impostare i suoi dati societari, l offerta dei prodotti e servizi disponibili nel suo punto vendita e creare offerte commerciali preimpostate da associare ai diversi prodotti. Tale sezione andrà compilata la prima volta che accede al portale, poiché le informazioni inserite in questa sezione saranno necessarie per accedere alle altre funzioni di creazione e gestione dei contratti. Tale operazione andrà effettuata una tantum. I dati inseriti potranno comunque essere modificati in seguito. NUOVO CONTRATTO Questa sezione andrà utilizzata ogni volta che dovrà creare un nuovo contratto per un cliente. GESTIONE CONTRATTI Questa sezione andrà usata per la ricerca dei contratti e per aggiornare le informazioni/dati delle schede clienti e per gestire gli appuntamenti delle visite specialistiche contattologiche. 4

5 Sezione IMPOSTAZIONI La sezione IMPOSTAZIONI si compone di cinque sotto-sezioni: DATI SOCIETARI PRODOTTI SERVIZI CREA/MODIFICA ABBONAMENTO OFFERTE COMMERCIALI Tutte e cinque le sezioni devono essere compilate per poter procedere alla creazione e gestione dei contratti. Dati Societari La seguente sezione deve essere compilata inserendo negli appositi spazi i propri dati societari. Tutti i campi sono obbligatori. Una volta inseriti i dati cliccare sul tasto SALVA. Se l operazione è avvenuta con successo apparirà la scritta I DATI SONO STATI SALVATI CORRETTAMENTE. 5

6 Prodotti Questa sezione deve essere compilata associando il prezzo di vendita da lei applicato ai singoli prodotti disponibili presso il suo punto vendita, nel caso in cui non dovesse commercializzare una o più referenze lasciare il campo 0,00. Il costo totale calcolato in fase di stipula del contratto verrà conteggiato in base ai prezzi inseriti in questa sezione. I soli prodotti con un prezzo maggiore di 0,00 potranno essere inseriti nei contratti. Qualora desiderasse escludere uno o più articoli cliccare sul tasto ELIMINA accanto alla relativa referenza, qualora desiderasse modificare il prezzo di un prodotto inserisca il nuovo prezzo. Una volta compilata la schermata cliccare su AVANTI. Nota: per procedere sarà necessario che almeno un prodotto abbia un prezzo associato. 6

7 Servizi In questa sezione si trovano le prestazioni (visite specialistiche), i servizi e le promozioni che può decidere di includere all interno dell offerta da proporre ai suoi clienti. Per le sole prestazioni e/o servizi/promozioni offerte nel suo punto vendita: associare un prezzo alle prestazioni di base e specialistiche; indicare i servizi/ le promozioni* disponibili spuntando la relativa casellina; per aggiungere eventuali servizi/promozioni non presenti nell elenco cliccare sul tasto AGGIUNGI e compilare il campo. Il sistema salverà in automatico i dati inseriti. Cliccare sul tasto AVANTI. Una volta che i servizi/promozioni vengono inseriti nell abbonamento base verranno visualizzati con accanto un asterisco. Qualora si desiderasse eliminarli andranno prima rimossi nella sezione CREA/ MODIFICA ABBONAMENTO e poi la stessa operazione dovrà essere ripetuta in questa sezione. 7

8 Crea/modifica abbonamento Nella seguente sezione è possibile creare l abbonamento base che potrà richiamare in fase di stipulazione dei contratti, sarà comunque possibile modificare l abbonamento base/creare un abbonamento ad hoc per il singolo cliente al momento della creazione del contratto. Si prega di compilare i singoli campi: specificando il numero di visite specialistiche offerte (è possibile utilizzare i pulsanti +/-); spuntando la casellina associata ai singoli servizi che si vuole inserire; applicando una percentuale di sconto al relativo prodotto da promozionare. Dopo aver creato l abbonamento base cliccare sul tasto FINE, che la riporterà in home page. 8

9 Offerte Commerciali Nella seguente sezione è possibile creare offerte commerciali preimpostate da associare ai diversi prodotti. Le offerte potranno essere modificate in seguito. Entrando nella sezione Offerte Commerciali può creare una nuova offerta cliccando il pulsante AGGIUNGI mentre per modificare un offerta precedentemente creata cliccare il pulsante MODIFICA. Per creare una nuova offerta si prega di compilare i seguenti campi: Denominazione Offerta: Indicare un nome da attribuire all offerta Caratteristica offerta: indicare la quantità e il prezzo per ogni singola caratteristica che si vuole includere nell offerta. Per indicare una caratteristica gratuita il prezzo dovrà corrispondere al valore 0. Per aggiungere una nuova caratteristica non presente in elenco cliccare sul pulsante aggiungi (prima di creare una nuova caratteristica l offerta). Prodotti: spuntare i prodotti a cui si desidera associare l offerta creata. 9

10 Dopo aver creato l offerta cliccare sul tasto SALVA, che la riporterà alla schermata precedente. In questa schermata visualizzerà tutte le offerte da lei salvate, potrà aggiungerne di nuove o modificare quelle create in precedenza. 10

11 Sezione NUOVO CONTRATTO All interno di questa sezione è possibile stipulare i contratti con i suoi clienti, pertanto ogni volta che dovrà creare un nuovo contratto dovrà cliccare NUOVO CONTRATTO CREA NUOVO CONTRATTO. All interno di questa sezione dovrà: Inserire i dati anagrafici del cliente Compilare le informazioni relative al prodotto acquistato dal cliente Associare una offerta commerciale al prodotto acquistato, se desiderato Associare un offerta di servizi e promozioni richiamando l abbonamento base creato nella sezione impostazioni o modificando lo stesso in base alle esigenze del cliente Proporre la possibilità di accedere al finanziamento Crea Nuovo Contratto In questa prima sezione ANAGRAFICA, inserire negli appositi spazi i dati anagrafici del cliente a cui sta redigendo il contratto, infine cliccare sul tasto AVANTI. I dati potranno essere in seguito modificati tramite l apposita sezione GESTIONE CONTRATTI. Per procedere sarà necessario che il cliente rilasci il Consenso al trattamento dei dati personali sensibili D.Lgs. 196/03. Dovrà quindi mettere la spunta accanto la scritta AUTORIZZO per andare avanti. Il consenso a ricevere comunicazioni via , Cellullare o Posta è invece a discrezione del cliente, sarà quindi possibile che il cliente accetti di essere contattato tramite uno, più o nessun mezzo di comunicazione. 11

12 Se in questa sezione vengono spuntate le privacy di contatto ( , Cellulare e/o Posta), questo risulterà poi visibile nell ultima parte del contratto e dovrà essere sottoscritto dal cliente. In questa seconda sezione PRODOTTO scegliere dal menù a tendina il prodotto acquistato dal cliente e inserire la quantità per singolo occhio. Inoltre selezionare dai menù a tendina SF, CYL, AX e BC. Cliccare sul tasto AVANTI. Nota: Qualora ci si accorgesse di aver inserito dati errati si può tornare indietro nelle varie sezioni tramite il tasto INDIETRO o usando la barra di avanzamento. 12

13 Nella sezione Offerta Commerciale può associare un offerta commerciale precedentemente creata oppure creane una nuova cliccando sul tasto AGGIUNGI. Qualora non si desidera associare nessuna offerta commerciale mettere la spunta sull opzione NESSUNA. Una volta scelta l opzione desiderata cliccare sul tasto AVANTI. In questa sezione ABBONAMENTO è possibile richiamare l abbonamento base creato nella sezione impostazioni cliccando sul tasto PREIMPOSTATO. Mentre per personalizzare l abbonamento base, ovvero aggiungere/togliere servizi e/o promozioni cliccare sul tasto PERSONALIZZATO e scegliere le nuove impostazioni desiderate. 13

14 Una volta scelto il tipo di abbonamento compilare le singole caselle, inserendo: la data e l orario della prima visita in PIANIFICA VISITA SPECIALIZZATA. Cliccare sul tasto AVANTI. Nota: Il sistema in automatico inserirà la visita nella sezione GESTIONE CONTRATTI/ CALENDARIO VISITE e ricorderà al cliente il giorno della visita inviando un SMS di avviso una settimana prima la data dell appuntamento. 14

15 Nella sezione RIEPILOGO verrà visualizzato il riepilogo del contratto appena creato. Controllare i dati inseriti e se ok cliccare sul tasto SALVA. Giunti a questa ultima schermata dovrete: selezionare il numero di confezioni di prodotto che vengono consegnate al cliente a seguito della stipula del contratto Spuntare la casella SI se il cliente decide di accedere al finanziamento Per selezionare il numero di confezioni che il cliente sta ritirando cliccare su RITIRO PRODOTTI. Si aprirà una schermata in sovraimpressione in cui bisogna cliccare AGGIORNA RITIRO, vi si aprirà quindi la schermata sottostante in cui deve essere selezionata la data di consegna della merce e la quantità consegnata e infine cliccare SALVA. 15

16 Si aprirà ora la finestra sottostante che vi garantisce che il sistema ha registrato correttamente i dati inseriti. Cliccando sul tasto STAMPA si aprirà in un altra scheda la ricevuta non fiscale, già precompilata dal sistema, da stampare e rilasciare al cliente. Tornate adesso alla schemata principale FINANZIAMENTO. Per permmettere al cliente di accedere al finanziamento spuntare il SI. Il sistema in automatico conteggerà il totale da finanziare, per procedere cliccare sul link CLICCA QUI PER ACCEDERE AL PORTALE FINDOMESTIC. Cliccando sul tasto STAMPA, il contratto appena creato si aprirà in altra pagina. Tale contratto dovrà essere stampato e fatto firmare al cliente, compilando le parti che non sono state redatte automaticamente con i dati inseriti nel sistema. 16

17 Sezione GESTIONE CONTRATTI La sezione DATABASE CONTRATTI andrà usata per la ricerca dei contratti e per aggiornare le informazioni/dati delle schede clienti ogni volta che il cliente utilizza uno o più promozioni/servizi presenti all interno dell offerta a lui dedicata. La sezione CALENDARIO VISITE le servirà invece per visualizzare le visite fissate ai clienti durante la stesura del contratto, modificarne l orario, il giorno e per prendere nuovi appuntamenti. DATABASE CONTRATTI In questa sezione sarà possibile ricercare i contratti creati utilizzando il nome del cliente oppure il codice del contratto. Una volta inserito il nome o il codice del contratto cliccare sul tasto CERCA. Il sistema renderà comunque immediatamente visibile gli ultimi contratti creati. Per selezionare un contratto cliccare sul tasto VISUALIZZA. 17

18 Sarà necessario registrare nel sistema ogni volta che un cliente utilizza un servizio e/o promozione o quando vengono consegnate le confezioni del prodotto acquistato dal cliente e non ritirate al momento della stipula del contratto. I tasti STAMPA e FINE posti in basso a destra serviranno rispettivamente per stampare il dettaglio del contratto e per uscire da questa sezione. Cliccando sul tasto fine tornerete alla schermata GESTIONE CONTRATTI. Per aggiornare l utilizzo da parte del cliente di una delle visite specialistiche o dei servizi e/o promozioni all interno dell offerta a lui dedicata cliccare sul tasto AGGIORNA EVENTI e: inserire la data di erogazione del servizio e/o promozione; selezionare dal menù a tendina il servizio e/o promozione utilizzata dal cliente; compilare il campo Note se necessario. Cliccare sul tasto SALVA. 18

19 Mentre per visualizzare quali servizi e/o promozioni sono già state utilizzate dal cliente cliccare sul tasto EVENTI EROGATI. 19

20 Per registrare la consegna di confezioni di prodotto non ritirate dal cliente al momento della sottoscrizione del contratto, cliccare sul tasto RITIRO PRODOTTI. Si aprirà una finestra in sovraimpressione, cliccare sul tasto AGGIORNA RITIRO. Si aprirà quindi la schermata sottostante in cui deve inserire: la data di consegna; il numero di confezioni ritirate. Una volta inseriti i dati comparirà la scritta Aggiornamento effettuato correttamente. Clicca STAMPA per il documento relativo alle consegne cliccando sul tasto STAMPA si aprirà in una nuova finestra la ricevuta non fiscale da stampare e rilasciare al cliente. 20

21 Ogni volta che verrà effettuato l aggiornamento dei prodotti ritirati il sistema calcolerà in automatico il numero di confezioni acquistate, ritirate e quelle che ancora mancano da consegnare. 21

22 Calendario Visite In questa sezione potrà visualizzare i giorni in cui sono state fissate le visite. Ogni volta che conclude un contratto in cui è prevista una visita specialistica questa sezione si compilerà automaticamente. Come può vedere dalla schermata sovrastante per il 21 novembre 2014 è stata programmata una visita. Se in una stessa giornata è stato fissato più di un appuntamento, comparirà il numero totale di visite prenotate per quel determinato giorno. Cliccando sul numerino si aprirà la finestra sottostante, che le permetterà di visualizzare il nome del cliente al quale è stata fissata la visita e l ora dell appuntamento. 22

23 Cliccando su MODIFICA DATA è possibile modificare il giorno e l ora dell appuntamento. Questa funzione deve essere usata anche per prendere successivi appuntamenti per lo stesso cliente. Il cliente in automatico riceverà un SMS di cortesia qualche giorno prima della visita con tutti i dettagli dell appuntamento. 23