Manuale Front-Office Servizio ConservazioneNoProblem

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1 Manuale Front-Office Servizio ConservazioneNoProblem Versione OTTOBRE

2 Sommario 1. Accesso all applicazione web Autenticazione Menù e nome utente Profilo utente Visualizzazione Profilo utente Modifica Profilo utente Cambia password Logout Profilo azienda Ricerca azienda Dettaglio e modifica dati azienda Nuova azienda Creazione massiva Utente Ricerca utente Nuovo utente Gestione acquisti Acquista Articolo Storico Acquisti Trasferimento credito Conservazione Creare un Pacchetto di Versamento

3 7.2 Ricerca Pacchetto di Versamento Riferimenti normativi Link utili Accesso all applicazione web Il servizio è disponibile all'indirizzo (Figura 1). L'accesso al servizio è garantito attraverso un sistema di autenticazione, tramite le opportune credenziali (username e password). Figura Autenticazione Per accedere alla propria area riservata è necessario inserire nei campi della pagina di login le credenziali di accesso (username e password): In caso di primo accesso, la password da utilizzare è quella inviata, insieme allo username, alla casella di posta elettronica dell'utente. Tale password di primo accesso serve esclusivamente per consentire all'utente di impostare una propria password. Una volta effettuato il primo accesso, è opportuno sostituire tale password. La nuova password (che deve contenere minimo otto caratteri) va inserita due volte e confermata tramite il tasto "Cambia password", con il quale si accede anche all'applicazione. 3

4 Per gli accessi successivi, basta inserire le proprie credenziali di accesso (username e nuova password) negli appositi campi della pagina di login e cliccare sul tasto Accedi (Figura 2). Figura 2 4

5 1.2 Menù e nome utente Una volta effettuato l accesso, si apre la schermata principale che contiene il Riepilogo Fatture ( Figura 3) ovvero tutte le fatture emesse fino a quel momento suddivise in base allo stato: accettate non accettate scartate dal SdI, in decorrenza termini impossibile recapito altri In basso compaiono quattro serbatoi di colore azzurro, verde e arancione e rosso che indicano rispettivamente il numero di fatture, utenti e aziende a disposizione dell operatore Front-Office e i kbytes di conservazione disponibili. La schermata principale, così come tutte le altre, mostra inoltre i seguenti dati ( Figura 3): o In alto a destra, il nome dell utente; o Sulla sinistra un menù verticale contenente le voci in tab. 1: Voce di Menù Azienda/Gruppi Utenti Sottovoce di Menù Ricerca Nuovo Creazione Massiva Ricerca Nuovo Fatturaelettronica Ricerca Nuovo Upload 5

6 Voce di Menù Sottovoce di Menù GestioneAcquisti Acquista articolo Trasferimento credito Integrazione Esportazione tracciati Conservazione Nuovo versamento Cerca versamento Tabella 1 2. Profilo utente 2.1 Visualizzazione Profilo utente Per visualizzare in dettaglio i dati personali dell utente, cliccare sul nome utente (presente in alto a destra in ogni schermata) e poi sul pulsante Profilo. In questo modo è possibile visualizzare (Figura 4): il nome utente e le aziende ad esso associate (attraverso il campo Visualizza ) il serbatoio azzurro indicante il numero di fatture totali e disponibili il serbatoio verde indicante il numero di utenti totali e disponibili il serbatoio giallo indicante il numero di aziende totali e disponibili il serbatoio rosso indicante il numero di KBytes totali e disponibili 6

7 l indirizzo e il recapito telefonico l elenco degli stati delle fatture in corrispondenza dei quali l utente riceve una notifica via i dati del soggetto emittente i dati di fatturazione Figura 3 7

8 Figura 4 8

9 1.2 Modifica Profilo utente Per modificare i dati personali cliccare sul pulsante Modifica presente nella sezione Profilo (Figura 4). Tale azione permette la modifica dei dati e il loro salvataggio, tramite il pulsante Salva ( Figura 5). Figura 5 9

10 1.3 Cambia password Per modificare la password d accesso, cliccare sul pulsante Cambia password presente nella maschera di dettaglio del Profilo utente ( Figura 5); tale azione visualizza la finestra di Figura 6, che permette l inserimento del nuovo dato e il salvataggio dello stesso alla pressione del pulsante Cambia password. Figura 6 3. Logout Per terminare la sessione di lavoro, cliccare sul pulsante Logout, disponibile nella finestra di Nome Utente (Figura 7). 10

11 Figura 7 4. Profilo azienda Per la gestione del profilo azienda, selezionare la voce di menù Aziende/Gruppi, presente alla sinistra della Homepage (e di ogni altra pagina). 4.1 Ricerca azienda Per visualizzare tutte le aziende associate all utente, selezionare la sottovoce Ricerca della voce di menù Aziende/Gruppi. Per affinare la ricerca, è possibile filtrare i dati mediante l utilizzo del campo Ricerca libera (Figura 8), in cui è possibile inserire una o più lettere relative alle informazioni del Nome azienda o della Descrizione. 11

12 Figura Dettaglio e modifica dati azienda Per visualizzare il dettaglio (in sola lettura) di un azienda, cliccare sul nome dell azienda presente nella lista risultato della ricerca effettuata nel menù Aziende/Gruppi ( Figura 9). Per modificare i dati di un azienda vi sono 2 possibilità: cliccare sul pulsante Modifica, posto alla destra di ogni azienda presente nella lista risultato della ricerca effettuata nel menù Aziende/Gruppi ( Figura 9) visualizzare il dettaglio di un azienda e cliccare sul pulsante Modifica posto in basso alla schermata (Figura 10) Una volta effettuate le modifiche, per salvarle, occorre cliccare sul pulsante Salva (Figura 11). Si specifica che i campi Nome azienda, Partita IVA, Codice fiscale, Denominazione, Nome e Cognome non sono modificabili dall utente. 12

13 Figura 9 Cliccando sul bottone Campi opzionali, posto sulla destra della schermata (Figura 11), è possibile visualizzare un menù che consente l inserimento di altri dati riguardanti l azienda (Dati anagrafici aggiuntivi, Stabile organizzazione, Iscrizione REA, Contatti, Rif. amministrazione). Si rileva che l apertura della sezione Campi opzionali è ammessa soltanto dopo il clic sul bottone Modifica (Figura 10). 13

14 Figura 10 14

15 Figura 11 15

16 4.3 Nuova azienda Per generare un azienda, compilare gli appositi campi nella sottovoce di menù Nuova, presente all interno della voce di menù Aziende/Gruppi. È possibile inserire anche delle voci aggiuntive cliccando sul menù Campi Opzionali, presente sulla parte destra della schermata. Per salvare i dati inseriti, cliccare sul bottone Salva ( Figura 12). Figura 12 16

17 4.4 Creazione massiva Tramite la sottovoce Creazione massiva del menù Aziende/Gruppi è possibile creare una nuova azienda, e l utente ad essa associato, attraverso l upload di un file in formato.xml. Per eseguire tali attività, cliccare sulla sottovoce di menù Creazione Massiva, caricare il file in formato.xml, cliccando su Scegli file, selezionare il file desiderato e, infine, cliccare sul bottone Esegui creazione (Figura 13). Figura Utente Per la gestione del profilo utente, selezionare la voce di menù Utenti, presente alla sinistra della propria Homepage (e di ogni schermata). 5.1 Ricerca utente Per visualizzare tutti gli utenti associati all operatore Front-Office, cliccare sulla sottovoce di menù Ricerca, all interno della voce di menù Utenti. Nella schermata visualizzata, l operatore può affinare la ricerca filtrando i dati mediante l utilizzo del campo Ricerca libera (Figura 14). 17

18 Figura 14 Per visualizzare il dettaglio (in sola lettura) di un utente, cliccare sul nome dell utente presente nella lista risultato della ricerca effettuata nel menù Utenti (Figura 14). Per modificare i dati dell azienda vi sono 2 possibilità: cliccare sul pulsante Modifica, posto alla destra di ogni utente presente nella lista risultato della ricerca effettuata nel menù Utenti (Figura 15) visualizzare il dettaglio di un azienda e cliccare sul pulsante Modifica posto in basso alla schermata (Figura 14) Una volta eseguite le modifiche, per salvarle, occorre cliccare sul pulsante Salva (Figura 16). 18

19 Figura 15 19

20 Figura 16 20

21 5.2 Nuovo utente Per generare un nuovo utente, compilare gli appositi campi nella sottovoce di menù Nuovo, presente all interno della voce di menù Utenti (Figura 17). Figura 17 21

22 Più precisamente: Cliccare su Modifica posto accanto ad Aziende associate. Nel campo Aziende da associare che si genera selezionare l azienda creata precedentemente; Nel campo Utente abilitato spuntare il quadratino per abilitare l utente all utilizzo del servizio; Nel campo Collega utente come emittente spuntare il quadratino, ove si voglia abilitare l utente alla firma digitale delle fatture (in tal caso, contattare il supporto tecnico del servizio FatturaNoProblem); Cliccare sul bottone Salva per salvare i dati inseriti. Per effettuare la modifica dei dati inseriti si rimanda al par Gestione acquisti 6.1 Acquista Articolo Per gestire i propri acquisti, cliccare sulla sottovoce di menù Acquista Articolo all interno della voce di menù Gestione Acquisti. Nella sezione Crea ordine : Cliccare sul filtro Articolo per selezionare un servizio da acquistare Cliccare sul tasto "Aggiungi per aggiungerlo al carrello (Figura 18) Se si desidera acquistare un ulteriore articolo, ripetere i primi sue punti 22

23 Figura 18 Cliccare sul bottone Conferma per confermare l ordine di acquisto o sulla X in rosso per rimuovere l ordine (Figura 19). 23

24 Figura 19 Per effettuare il pagamento selezionare il Metodo di Pagamento ed inserire i dati per la fatturazione (Figura 20). Cliccare su Premere per confermare o su Svuota per annullare l ordine. 24

25 Figura 20 25

26 6.2 Storico Acquisti Per visualizzare gli ordini effettuati, sia quelli in attesa di approvazione che quelli approvati, cliccare sulla sezione Storico acquisti, presente nella sottovoce di menù Acquista Articolo, all interno della voce di menù Gestione Acquisti (Figura 21). Figura Trasferimento credito Il credito di fatture e conservazioni acquistato dall utente Front-Office può essere trasferito agli utenti a lui associati attraverso la funzionalità Trasferimento credito accessibile dal menù Gestione Acquisti. Per trasferire il credito all utente, l operatore Front-Office deve selezionare il Tipo di credito : Fatture, Conservazioni (Figura 22Figura 22). 26

27 Figura 22 Una volta selezionato il tipo di credito è necessario (Figura 23): Cliccare sul filtro Utente e selezionare l utente cui attribuire la ricarica Cliccare sul tasto Seleziona Inserire nel campo Quantità il numero di fatture o conservazioni da trasferire; Cliccare sul bottone Conferma (in basso a destra), per confermare l ordine di acquisto o sulla X in rosso (in basso a sinistra) per rimuovere l ordine inserito 27

28 Figura 23 Cliccando sulla voce Storico dei trasferimenti è possibile visualizzare la lista dei trasferimenti (Figura 23) 28

29 7. Conservazione 7.1 Creare un Pacchetto di Versamento Per creare il pacchetto di versamento, all apertura del sottomenù Nuovo Versamento è necessario compilare i campi: Anno di riferimento: l anno di riferimento delle fatture Azienda: nome dell azienda di proprio interesse Tipo versamento: selezionare, tra le voci presenti nel menù a tendina, Fatture elettroniche FNP Descrizione: informazioni connesse al pacchetto di versamento Una volta compilati i campi, premere sul pulsante Salva (Figura 24). Figura 24 29

30 Una volta effettuato il salvataggio si apre una nuova sezione, ossia Seleziona fatture da versare che visualizza l elenco delle fatture prodotte dall azienda selezionata nell anno di riferimento e permette di scegliere le fatture da inserire nel pacchetto di versamento. Selezionare una o più fatture da inserire nel pacchetto di versamento spuntando la casella posta alla sinistra del nome della fattura e premere sul tasto Aggiungi selezionati. Adesso le vostre fatture si trovano nel pacchetto di versamento (Figura 25). Nella sezione sottostante, ossia nella sezione Elenco documenti è possibile visualizzare le fatture presenti nel pacchetto di versamento. Qualora si desiderasse eliminare una o più fatture dal pacchetto di versamento, spuntare la casella posta alla sinistra del nome della fattura e premere sul tasto Elimina selezionati (Figura 25). 30

31 Figura 25 31

32 7.2 Ricerca Pacchetto di Versamento Per visualizzare tutti i pacchetti di versamento selezionare la sottovoce Ricerca Versamento della voce di menù Conservazione. Alla selezione della sottovoce il sistema restituirà in automatico l elenco dei pacchetti di versamento. Se si desidera invece effettuare una ricerca specifica, basta agire sui campi Descrizione, Stato e/o Data creazione (da) (Figura 26). Figura 26 32

33 A destra di ciascun pacchetto visualizzato nell Elenco dei Pacchetti di Versamento, in corrispondenza della colonna Azione, è presente un pulsante multifunzione, che consente di eseguire le seguenti azioni: Visualizza Storia: cronologia degli stati del pacchetto di versamento Modifica: presente a condizione che non sia stato eseguito il versamento Elimina Esegui Versamento: presente a condizione che siano state aggiunte fatture all elenco documenti del PdV Riferimenti normativi Decreto 3 Aprile 2013, n.55 Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 Dicembre 2007, n. 244; Decreto 7 marzo 2008, Individuazione del gestore del Sistema di Interscambio della fatturazione elettronica e delle relative attribuzioni e competenze, ai sensi dell articolo 1, comma 212 della legge numero 244 del 2007; Circolare interpretativa del Ministero dell Economia e Finanze numero 1 del 31 marzo Link utili