Manuale Front-Office Servizio ConservazioneNoProblem

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1 Manuale Front-Office Servizio ConservazioneNoProblem Versione OTTOBRE

2 Sommario 1. Accesso all applicazione web Autenticazione Logout Profilo azienda Ricerca azienda Dettaglio e modifica dati azienda Nuova azienda Creazione massiva Utente Ricerca utente Nuovo utente Gestione acquisti Acquista Articolo Storico Acquisti Trasferimento credito Conservazione Creare un Pacchetto di Versamento Ricerca Pacchetto di Versamento Riferimenti normativi Link utili

3 1. Accesso all applicazione web Il servizio è disponibile all'indirizzo (Figura 1). L'accesso al servizio è garantito attraverso un sistema di autenticazione, tramite le opportune credenziali (username e password). Figura Autenticazione Per accedere alla propria area riservata è necessario inserire nei campi della pagina di login le credenziali di accesso (username e password): In caso di primo accesso, la password da utilizzare è quella inviata, insieme allo username, alla casella di posta elettronica dell'utente. Tale password di primo accesso serve esclusivamente per consentire all'utente di impostare una propria password. Una volta effettuato il primo accesso, è opportuno sostituire tale password. La nuova password (che deve contenere minimo otto caratteri) va inserita due volte e confermata tramite il tasto "Cambia password", con il quale si accede anche all'applicazione. Per gli accessi successivi, basta inserire le proprie credenziali di accesso (username e nuova password) negli appositi campi della pagina di login e cliccare sul tasto Accedi (Figura 2). 3

4 Figura 2 2. Logout Per terminare la sessione di lavoro, cliccare sul pulsante Logout, disponibile nella finestra di Nome Utente (Figura 3). 4

5 Figura 3 3. Profilo azienda Per la gestione del profilo azienda, selezionare la voce di menù Aziende/Gruppi, presente alla sinistra della Homepage (e di ogni altra pagina). 3.1 Ricerca azienda Per visualizzare tutte le aziende associate all utente, selezionare la sottovoce Ricerca della voce di menù Aziende/Gruppi. Per affinare la ricerca, è possibile filtrare i dati mediante l utilizzo del campo Ricerca libera (Figura 4), in cui è possibile inserire una o più lettere relative alle informazioni del Nome azienda o della Descrizione. 5

6 Figura Dettaglio e modifica dati azienda Per visualizzare il dettaglio (in sola lettura) di un azienda, cliccare sul nome dell azienda presente nella lista risultato della ricerca effettuata nel menù Aziende/Gruppi ( Figura 5). Per modificare i dati di un azienda vi sono 2 possibilità: cliccare sul pulsante Modifica, posto alla destra di ogni azienda presente nella lista risultato della ricerca effettuata nel menù Aziende/Gruppi ( Figura 5) visualizzare il dettaglio di un azienda e cliccare sul pulsante Modifica posto in basso alla schermata (Figura 6) Una volta effettuate le modifiche, per salvarle, occorre cliccare sul pulsante Salva (Figura 7). Si specifica che i campi Nome azienda, Partita IVA, Codice fiscale, Denominazione, Nome e Cognome non sono modificabili dall utente. 6

7 Figura 5 Cliccando sul bottone Campi opzionali, posto sulla destra della schermata (Figura 7), è possibile visualizzare un menù che consente l inserimento di altri dati riguardanti l azienda (Dati anagrafici aggiuntivi, Stabile organizzazione, Iscrizione REA, Contatti, Rif. amministrazione). Si rileva che l apertura della sezione Campi opzionali è ammessa soltanto dopo il clic sul bottone Modifica (Figura 6). 7

8 Figura 6 8

9 Figura 7 9

10 3.3 Nuova azienda Per generare un azienda, compilare gli appositi campi nella sottovoce di menù Nuova, presente all interno della voce di menù Aziende/Gruppi. È possibile inserire anche delle voci aggiuntive cliccando sul menù Campi Opzionali, presente sulla parte destra della schermata. Per salvare i dati inseriti, cliccare sul bottone Salva ( Figura 8). Figura 8 10

11 3.4 Creazione massiva Tramite la sottovoce Creazione massiva del menù Aziende/Gruppi è possibile creare una nuova azienda, e l utente ad essa associato, attraverso l upload di un file in formato.xml. Per eseguire tali attività, cliccare sulla sottovoce di menù Creazione Massiva, caricare il file in formato.xml, cliccando su Scegli file, selezionare il file desiderato e, infine, cliccare sul bottone Esegui creazione (Figura 9). Figura 9 4. Utente Per la gestione del profilo utente, selezionare la voce di menù Utenti, presente alla sinistra della propria Homepage (e di ogni schermata). 4.1 Ricerca utente Per visualizzare tutti gli utenti associati all operatore Front-Office, cliccare sulla sottovoce di menù Ricerca, all interno della voce di menù Utenti. Nella schermata visualizzata, l operatore può affinare la ricerca filtrando i dati mediante l utilizzo del campo Ricerca libera (Figura 10). 11

12 Figura 10 Per visualizzare il dettaglio (in sola lettura) di un utente, cliccare sul nome dell utente presente nella lista risultato della ricerca effettuata nel menù Utenti (Figura 10). Per modificare i dati dell azienda vi sono 2 possibilità: cliccare sul pulsante Modifica, posto alla destra di ogni utente presente nella lista risultato della ricerca effettuata nel menù Utenti (Figura 11) visualizzare il dettaglio di un azienda e cliccare sul pulsante Modifica posto in basso alla schermata (Figura 10) Una volta eseguite le modifiche, per salvarle, occorre cliccare sul pulsante Salva (Figura 12). 12

13 Figura 11 13

14 Figura 12 14

15 4.2 Nuovo utente Per generare un nuovo utente, compilare gli appositi campi nella sottovoce di menù Nuovo, presente all interno della voce di menù Utenti (Figura 13). Figura 13 15

16 Più precisamente: Cliccare su Modifica posto accanto ad Aziende associate. Nel campo Aziende da associare che si genera selezionare l azienda creata precedentemente; Nel campo Utente abilitato spuntare il quadratino per abilitare l utente all utilizzo del servizio; Nel campo Collega utente come emittente spuntare il quadratino, ove si voglia abilitare l utente alla firma digitale delle fatture (in tal caso, contattare il supporto tecnico del servizio FatturaNoProblem); Cliccare sul bottone Salva per salvare i dati inseriti. Per effettuare la modifica dei dati inseriti si rimanda al par Gestione acquisti 5.1 Acquista Articolo Per gestire i propri acquisti, cliccare sulla sottovoce di menù Acquista Articolo all interno della voce di menù Gestione Acquisti. Nella sezione Crea ordine : Cliccare sul filtro Articolo per selezionare un servizio da acquistare Cliccare sul tasto "Aggiungi per aggiungerlo al carrello (Figura 14) Se si desidera acquistare un ulteriore articolo, ripetere i primi sue punti 16

17 Figura 14 Cliccare sul bottone Conferma per confermare l ordine di acquisto o sulla X in rosso per rimuovere l ordine (Figura 15). 17

18 Figura 15 Per effettuare il pagamento selezionare il Metodo di Pagamento ed inserire i dati per la fatturazione (Figura 16). Cliccare su Premere per confermare o su Svuota per annullare l ordine. 18

19 Figura 16 19

20 5.2 Storico Acquisti Per visualizzare gli ordini effettuati, sia quelli in attesa di approvazione che quelli approvati, cliccare sulla sezione Storico acquisti, presente nella sottovoce di menù Acquista Articolo, all interno della voce di menù Gestione Acquisti (Figura 17). Figura Trasferimento credito Il credito di fatture e conservazioni acquistato dall utente Front-Office può essere trasferito agli utenti a lui associati attraverso la funzionalità Trasferimento credito accessibile dal menù Gestione Acquisti. Per trasferire il credito all utente, l operatore Front-Office deve selezionare il Tipo di credito : Fatture, Conservazioni (Figura 18Figura 18). 20

21 Figura 18 Una volta selezionato il tipo di credito è necessario (Figura 19): Cliccare sul filtro Utente e selezionare l utente cui attribuire la ricarica Cliccare sul tasto Seleziona Inserire nel campo Quantità il numero di fatture o conservazioni da trasferire; Cliccare sul bottone Conferma (in basso a destra), per confermare l ordine di acquisto o sulla X in rosso (in basso a sinistra) per rimuovere l ordine inserito 21

22 Figura 19 Cliccando sulla voce Storico dei trasferimenti è possibile visualizzare la lista dei trasferimenti (Figura 19) 22

23 6. Conservazione 6.1 Creare un Pacchetto di Versamento Per creare il pacchetto di versamento, all apertura del sottomenù Nuovo Versamento è necessario compilare i campi: Anno di riferimento: l anno di riferimento delle fatture Azienda: nome dell azienda di proprio interesse Tipo versamento: selezionare, tra le voci presenti nel menù a tendina, Fatture elettroniche FNP Descrizione: informazioni connesse al pacchetto di versamento Una volta compilati i campi, premere sul pulsante Salva (Figura 20). Figura 20 23

24 Una volta effettuato il salvataggio si apre una nuova sezione, ossia Seleziona fatture da versare che visualizza l elenco delle fatture prodotte dall azienda selezionata nell anno di riferimento e permette di scegliere le fatture da inserire nel pacchetto di versamento. Selezionare una o più fatture da inserire nel pacchetto di versamento spuntando la casella posta alla sinistra del nome della fattura e premere sul tasto Aggiungi selezionati. Adesso le vostre fatture si trovano nel pacchetto di versamento (Figura 21). Nella sezione sottostante, ossia nella sezione Elenco documenti è possibile visualizzare le fatture presenti nel pacchetto di versamento. Qualora si desiderasse eliminare una o più fatture dal pacchetto di versamento, spuntare la casella posta alla sinistra del nome della fattura e premere sul tasto Elimina selezionati (Figura 21). 24

25 Figura 21 25

26 6.2 Ricerca Pacchetto di Versamento Per visualizzare tutti i pacchetti di versamento selezionare la sottovoce Ricerca Versamento della voce di menù Conservazione. Alla selezione della sottovoce il sistema restituirà in automatico l elenco dei pacchetti di versamento. Se si desidera invece effettuare una ricerca specifica, basta agire sui campi Descrizione, Stato e/o Data creazione (da) (Figura 22). Figura 22 26

27 A destra di ciascun pacchetto visualizzato nell Elenco dei Pacchetti di Versamento, in corrispondenza della colonna Azione, è presente un pulsante multifunzione, che consente di eseguire le seguenti azioni: Visualizza Storia: cronologia degli stati del pacchetto di versamento Modifica: presente a condizione che non sia stato eseguito il versamento Elimina Esegui Versamento: presente a condizione che siano state aggiunte fatture all elenco documenti del PdV Riferimenti normativi Decreto 3 Aprile 2013, n.55 Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 Dicembre 2007, n. 244; Decreto 7 marzo 2008, Individuazione del gestore del Sistema di Interscambio della fatturazione elettronica e delle relative attribuzioni e competenze, ai sensi dell articolo 1, comma 212 della legge numero 244 del 2007; Circolare interpretativa del Ministero dell Economia e Finanze numero 1 del 31 marzo Link utili