Sommario. 1. Che cos è DocFly Fatturazione PA Il Gestionale Web Accesso all interfaccia Web... 3

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2 Sommario 1. Che cos è DocFly Fatturazione PA Il Gestionale Web Accesso all interfaccia Web Funzionalità dell interfaccia Web Creazione guidata dela fattura in formato xml ed inoltro della stessa allo SdI Caricamento fatture create con proprio gestionale Visibilità Lista Fatture Visibilità Lista Notifiche 19 Documento Versione 1 Novembre 2014 Pag. 2

3 1. CHE COS È DOCFLY FATTURAZIONE PA DocFly Fatturazione PA, in una soluzione unica, garantisce i servizi di emissione, trasmissione verso la Pubblica Amministrazione e conservazione della fattura elettronica in linea con la normativa vigente. La Finanziaria 2008 ha stabilito che la fatturazione nei confronti delle amministrazioni dello Stato debba avvenire esclusivamente in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (di seguito chiamato SdI). Il Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55, stabilisce le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica e ne definisce il formato. Dal 6 giugno 2014 le imprese sono obbligate ad emettere fatture elettroniche verso ministeri, agenzie fiscali, Enti nazionali di previdenza e assistenza. Dal 31 Marzo 2015 l obbligo si estende su tutte le altre amministrazioni. I servizi di emissione, trasmissione e conservazione della fattura elettronica sono erogati da Aruba PEC, sulla base delle deleghe concesse alla medesima, in qualità di soggetto intermediario, dagli Operatori Economici. 1.1 IL GESTIONALE WEB E rivolto sia al cliente che non ha un proprio gestionale sia a colui che necessità di un modo semplice e veloce per caricare la fattura in formato xml conforme alle specifiche Fattura PA prodotta dal proprio gestionale. Il pannello è un applicazione web che contiene tutte le opzioni per poter generare una fattura nei minimi dettagli, gestisce l invio verso lo SdI e raccoglie tutte le notifiche. La fattura viene sempre firmata digitalmente da Aruba Pec pertanto è possibile caricare solo fatture xml NON firmate. Tutto il traffico e le notifiche generate possono essere monitorate all interno di un area dedicata presente nel suddetto pannello. 1.2 ACCESSO ALL INTERFACCIA WEB Il pannello Web DocFly Fatturazione PA è, di fatto, un applicazione alla quale si può accedere, con un qualunque browser, digitando l indirizzo: Pag. 3

4 e inserendo le proprie credenziali: Codice Azienda: Partita Iva dell azienda di riferimento Username: creata da Aruba in fase di attivazione del servizio e fornita al cliente unitamente alla comunicazione di avvenuta attivazione. Password: creata da Aruba in fase di attivazione del servizio e fornita al cliente unitamente alla comunicazione di avvenuta attivazione. 1.3 FUNZIONALITÀ DELL INTERFACCIA WEB Tramite l interfaccia web l utente può usufruire delle seguenti funzionalità: possibilità di produzione guidata della fattura xml, con tracciato conforme alla normativa vigente, e invio della stessa al Sistema di Interscambio; ATTENZIONE: Le Fatture PA create attraverso il gestionale Aruba sono assoggettate ad un apposito sezionale IVA che dovrà trovare corrispondenza nella contabilità interna dell azienda di riferimento. possibilità di caricamento della fattura xml con tracciato conforme alla normativa vigente e invio della stessa; possibilità di ricercare le fatture utilizzando filtri di ricerca preimpostati per monitorarne lo stato e/o visualizzare le notifiche restituite dal Sistema di Interscambio; scaricare in locale le fatture inviate alle PA in formato PDF CREAZIONE GUIDATA DELLA FATTURA IN FORMATO XML ED INOLTRO DELLA STESSA ALLO SDI L utente che deve produrre la fattura in formato xml conforme alle specifiche Fattura PA procede cliccando sulla voce a destra dell interfaccia All interno di questa area il sistema guida l utente nella creazione della fattura indicando tutti i passaggi da effettuare ovvero Inserimento Articoli da Fatturare L utente procede con l inserimento degli articoli scegliendo il metodo di proprio interesse: - METODO A) per caricare un articolo generico predefinito oppure uno o più articoli già inseriti, utilizzati e ricercabili nell anagrafica prodotti Pag. 4

5 Individuato l articolo o gli articoli di interesse, l utente clicca sull icona stessi. e il sistema effettua il caricamento degli L utente inserisce quindi la quantità e il prezzo di ogni singolo articolo scelto e clicca su la creazione della fattura. per continuare METODO B) per inserire nuovi articoli nell anagrafica prodotti Pag. 5

6 L utente popola i campi presenti tutti obbligatori in quanto contrassegnati da *-, sceglie il tipo di servizio dall apposito menù a tendina e infine clicca su. In automatico, il sistema riporta alla schermata del METODO A), da cui è necessario effettuare la ricerca dell articolo appena inserito e poi procedere come descritto nella sezione relativa al suddetto metodo. - METODO C) per caricare una lista di N prodotti direttamente scaricando e compilando in ogni sua parte il foglio excel fornito dal sistema cliccando sull icona verde posizionata a destra della riga 1. Dopo aver proceduto alla compilazione e al salvataggio del documento sul proprio PC l utente ricerca il file di interesse da quindi Il sistema in automatico riporta alla schermata del METODO A) dove si effettua la ricerca dell articolo appena inserito e si procede come descritto nel METODO A). Inseriti tutti gli articoli da fatturare l utente procede cliccando su. Inserimento Tipo e Data della Fattura da Creare L utente sceglie il tipo fattura da inviare tramite il menù a tendina Pag. 6

7 successivamente inserisce la data ATTENZIONE: le Fatture PA create con gestionale Aruba ricevono una progressione numerica assegnata dal sistema e non modificabile manualmente dall utente, al fine di evitare la creazione di buchi di numerazione. Inserimento Anagrafica PA L inserimento dell anagrafica ente Pubblica Amministrazione si articola in due METODI: - METODO A) Si inseriscono tutti i dati obbligatori che l ente dovrebbe aver inviato. Al termine della compilazione si clicca su. Pag. 7

8 - METODO B) L utente sceglie l anagrafica da una lista fornita dal sistema, è obbligatorio impostare almeno un filtro di ricerca (in caso di inserimento della provincia il formato è la sigla maiuscola), quindi clicca su, sceglie dalla lista estrapolata sulla base dei filtri impostati l ente di proprio interesse e clicca sull icona della freccia verde a destra della riga corrispondente. Automaticamente il sistema riporta sulla pagina del METODO A) dove i campi sono stati popolati con i dati corrispondenti all ente selezionato. Proseguire cliccando. Inserimento Dati Contrattuali Se presenti, l utente procede con l inserimento dei dati da cui deriva il documento PA che si vuole trasmettere. Per ogni Tipo Documento compilare i relativi campi e cliccare su se la fattura ha più di un documento di origine. Continuare questa procedura fino ad ottenere una serie di righe che andranno a formare la Fattura PA. Pag. 8

9 Alcuni dati è la Pubblica Amministrazione interessata a comunicarlili, ad esempio il CUP e il CIG. Proseguire cliccando su. Inserimento Modalità di Pagamento e Banca Per il completamento della fattura è possibile inserire i dati relativi alle modalità di pagamento effettuando la ricerca specifica di una modalità di pagamento dal menù a tendina Tipo Pagamento quindi scegliere tra i risultati ottenuti cliccando sulla freccia verde a destra della riga di interesse, il sistema compila in automatico sulla base della scelta effettuata i campi a destra dell interfaccia. In caso l utente voglia impostare una modalità di pagamento non censita a sistema può procedere con l inserimento dei nuovi dati a monte della compilazione della fattura. Nella pagina di apertura dell interfaccia si posiziona sulla sezione Pag. 9

10 il sistema apre una nuova pagina dove l utente cliccando su procede con all inserimento del nuovo tipo di pagamento quindi Ugualmente per la Banca è possibile effettuare la ricerca tra le banche censite a sistema quindi scegliere tra i risultati ottenuti cliccando sulla freccia verde a destra della riga di interesse, il sistema compila in automatico sulla base della scelta effettuata i campi a destra dell interfaccia. In caso l utente voglia inserire una banca non censita può procedere con l inserimento dei nuovi dati a monte della compilazione della fattura. Nella pagina di apertura dell interfaccia si posiziona sulla sezione Pag. 10

11 il sistema apre una nuova pagina dove l utente cliccando su procede con all inserimento della nuova banca quindi In accordo con la Pubblica Amministrazione di riferimento, è infine possibile allegare alla fattura creata eventuali documenti compilando i campi necessari, selezionando il documento attraverso quindi e infine La fattura è stata creata ed è pronta per essere inviata allo SdI. Pag. 11

12 Cliccando su Visualizza Dettaglio il sistema mostra tutte le fatture create dall utente. In questa sezione è possibile visualizzare lo stato di ogni singola fattura, scaricare e stampare il pdf della stessa infine inoltrarla allo SdI. Inoltro Fattura PA allo SdI Cliccando su Numero Documento, si apre una nuova schermata che dà possibilità all utente di prendere visione di tutti i dati inseriti durante la creazione guidata, di modificarli, se necessario, e di inserirne di nuovi, i quali andranno a popolare ulteriori campi presenti in fattura Pag. 12

13 Cliccando sull icona in alto a destra, l utente può procedere all esibizione del documento in formato pdf, con possibilità di stampa o salvataggio in locale dello stesso. Questa modalità di visualizzazione della fattura usa un foglio di stile che non tiene conto delle informazioni aggiuntive, ma solo dei dati minimi "obbligatori": tale stampa è quella che solitamente i clienti portano al proprio commercialista per la gestione della contabilità. Invece l icona permette all utente di visualizzare il documento secondo il foglio di stile ufficiale di Agid, che è maggiormente dettagliato rispetto all altro: scegliendo quest'ultima soluzione, dunque, sono visibili anche i dati aggiunti inseriti dal cliente e i dati tipici della PA come CIG e CUP. Dopo aver ricontrollato e/o implementato i dati, è necessario cambiare manualmente lo stato della fattura da Aperto a Confermato, cliccare su quindi per tornare alla pagina precedente. In alternativa l utente può variare lo stato della fattura da Aperto a Confermato rimanendo sulla schermata del dettaglio, spuntando la fattura di interesse Pag. 13

14 e cliccando su. Il sistema, a questo punto, restituisce la seguente schermata La fattura adesso è pronta per poter essere esportata nella Posta in Uscita: per eseguire l operazione, dunque, basta cliccare su e confermare l operazione, cliccando su Conferma PA Nella nuova schermata, è sufficiente cliccare su certificato di firma intestato ad Aruba e di seguito inoltrato a SdI. perché il documento sia prima firmato - con Pag. 14

15 Ad avvenuto invio, il sistema restituisce la seguente notifica Caricamento fatture create con proprio gestionale L utente che è già in possesso di un proprio gestionale per la creazione di fatture in formato xml conformemente alle specifiche Fattura PA può procedere al caricamento e quindi all inoltro della fattura alla Pubblica Amministrazione di riferimento attraverso il presente applicativo Web L utente può scegliere tra due diversi percorsi come di seguito indicati: Collegamento veloce Posta in Uscita a destra dell interfaccia di apertura Cliccando su questa voce il sistema apre direttamente la pagina dove l utente attraverso la propria fattura NON firmata quindi cliccare può ricercare Come da indicazione del sistema, premere Fattura per visualizzare il documento caricato nella lista sottostante Pag. 15

16 quindi cliccare. Il sistema rende notifica di avvenuto inoltro della fattura a SdI Percorso Posta Posta in Uscita Fatture Il sistema apre la seguente pagina dove è possibile ricercare e caricare la fattura NON firmata che si vuole trasmettere attraverso quindi Pag. 16

17 Come da indicazione del sistema, premere fattura appena caricata, e procedere all invio per visualizzare la lista delle fatture inoltrate, nonché la quindi cliccare. Il sistema rende notifica di avvenuto inoltro della fattura a SdI Visibilità Lista Fatture L utente ha visibilità di tutte le fatture, sia quelle create con il gestionale Aruba che caricate già in formato xml, indipendentemente dal loro invio al Sistema di Interscambio nonché dall esito delle notifiche restituite dallo stesso. E possibile accedere alla lista cliccando sull icona a destra dell interfaccia Pag. 17

18 La ricerca può essere filtrata, popolando i campi a disposizione con i dati di riferimento, oppure generale, lasciando i campi non popolati e premendo su Il sistema restituisce il risultato sulla base dei filtri impostati L utente ha quindi visibilità di tutte le fatture, nonché dei dati principali ad esse relativi, presenti all interno del gestionale web. Cliccando sul valore relativo alla colonna Numero Docuemnto è possibile accedere al dettaglio di ogni singola fattura. Cliccando su, nella colonna Stampa PDF, il sistema fornisce a video la versione finale del documento in formato pdf: la differenza tra le due opzioni risiede nel numero di campi visualizzati nel documento. L utente può inoltre Scaricare il PDF, Inviarlo tramite o Stamparlo cliccando sull apposita icona in alto a destra del documento Pag. 18

19 1.3.4 Visibilità Lista Notifiche L utente accede alla lista delle fatture con relativa notifica attraverso il percorso Posta Notifiche La ricerca può essere filtrata, popolando i campi a disposizione con i dati di riferimento, oppure generale, lasciando i campi non popolati e premendo su Il sistema restituisce il risultato sulla base dei filtri impostati, fornendo all utente le seguenti informazioni per ogni singola fattura indicata Pag. 19

20 Gli stati possibili delle notifiche visibili nell ultima colonna sono: - Inviato ovvero la fattura è stata inoltrata a SdI - Consegnato ovvero la fattura è stata ricevuta dallo Sdi ma non è stata ancora notificata - Scartato ovvero la fattura è stata ricevuta e analizzata da SdI, con notifica di esito negativo - Accettato ovvero la fattura è stata ricevuta e analizzata da SdI, con notifica di esito positivo - Rifiutato ovvero la fattura ha ricevuto notifica con esito positivo da SdI, ma è stata rifiutata dalla PA di competenza Nella colonna Descrizione il sistema riporta in breve l errore per il quale lo SdI ha scartato il documento. ATTENZIONE: il Rifiuto del documento da parte della PA non è mai in tempo reale, ma può avvenire in un arco temporale massimo di 15 giorni+10, dopodiché il documento è da considerarsi in ogni caso accettato. Se la notifica di Rifiuto avviene entro suddetto termine, il cliente deve stornare la fattura errata tramite apposita nota di credito e procedere all emissione di un nuovo documento corretto. Nel caso dello scarto da parte di SdI, invece, non è necessario emettere nota di credito e nuova fattura, ma è sufficiente eliminare o apportare le modifiche necessarie al documento di partenza e procedere con un nuovo inoltro a SdI. L eliminazione di una fattura emessa ma scartata da SdI è permessa solo nel caso in cui si tratti dell ultimo documento creato. Per procedere, il cliente deve rientrare nel dettaglio della fattura, riportarla in stato Aperto e cliccare il tasto in basso a destra. Invece, nel caso di file non firmati e inviati (e perciò non trasmessi) è possibile procedere cliccando lo stesso tasto presente nella Posta in Uscita. Se il documento scartato non è l ultimo emesso non è possibile procederne alla cancellazione, ma solo alla modifica, al fine di non invalidare la progressione numerica assegnata alle fatture Per modificare la fattura si procede nel seguente modo: Home-- cliccare su e, nella videata che si apre, il tasto per visualizzare l elenco della fatture create. Accedere al dettaglio del documento d interesse tramite il Numero Fattura presente sotto la colonna Numero Documento Per procedere si deve sbloccare il Documento tramite apposito tasto Confermato ad Aperto., e modificare lo stato da A questo punto, è possibile apportare al documento tutte le opportune modifiche, avvalendosi del simbolo, che permette di cancellare i dati inseriti e di immetterne di nuovi, cliccando sul nome contenente l asterisco*. Pag. 20

21 Una volta eseguite le correzioni, è necessario salvare e modificare nuovamente lo stato da Aperto a Confermato, per poi ripremere e chiudere la schermata tramite apposito tasto. A questo punto, con si esporta il documento modificato nella sezione Posta in Uscita e, tramite il tasto si procede ad un nuovo inoltro a SdI. Pag. 21