Pianificazione e progettazione

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Agostino Tonelli
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1 Pianificazione e progettazione L analisi preventiva degli eventi e delle loro implicazioni rappresenta una necessità sempre più forte all interno di tutte le organizzazioni variamente complesse. L osservazione dei processi di esecuzione consente di identificare i colli di bottiglia e di sviluppare metodi e buone pratiche. Università degli Studi di Trieste - Dipartimento Studi Umanistici Tullio Fragiacomo knowledge manager tullio.fragiacomo@outlook.com - tulliofragiacomo L idea di Cartesio RenatusCartesius ( ) è stato uno dei maggiori «razionalisti» della storia occidentale al pari di Leonardo da Vinci e Isac Newton. Il primo libro che pubblicò s intitolava «Discorso sul metodo» (1637). All interno di questo storico saggio si trovano i fondamenti del moderno project management.

Università degli Studi di Trieste - Dipartimento Studi Umanistici Tullio Fragiacomo knowledge manager tullio.fragiacomo@outlook.com - tullio.fragiacomo@scfor.units.

2 L idea di Cartesio La prima regola è di non accettare mai cosa alcuna come vera a meno di non conoscerla evidentemente come tale. La seconda regola è di dividere ognuna delle difficoltà che io esamino, in tante piccole parti quanto sia possibile e necessario, per meglio risolverle. La terza regola è di condurre in ordine i miei pensieri, cominciando dagli oggetti più semplici e più facili da conoscersi, per salire, a poco a poco e come per gradi, fino alla conoscenza dei più complessi. E l ultima, di fare delle enumerazioni così complete e delle rassegne così generali, da essere sicuro di non omettere nulla. 3 Il progetto Un progetto è un iniziativa temporanea intrapresa per creare un prodotto, un servizio o un risultato con caratteristiche di unicità. Il fine si realizza quando sono stati raggiunti gli obiettivi, o quando il progetto viene interrotto e terminato poiché non si riesce, per cause variabili, a raggiungere gli obiettivi, o quando non sussiste più l esigenza del progetto stesso. Un progetto crea un risultato unico. Nonostante la frequente presenza di deliverablecomuni anche ad altri progetti, questa singolarità non modifica l unicità del lavoro.

La terza regola è di condurre in ordine i miei pensieri, cominciando dagli oggetti più semplici e più facili da conoscersi, per salire, a poco a poco e come per gradi, fino alla conoscenza dei più

3 Il progetto Solitamente un attività continuativa rappresenta un processo «ripetitivo»: segue cioè procedure già presenti nell organizzazione. I progetti invece manifestano sovente incertezze di vario genere (compresi i risultati). La attività del progetto possono essere nuove solo per un certo numero di collaboratori. In questo caso sarà necessaria una pianificazione specifica rispetto ai lavori di routine precedentemente strutturati. Un progetto può coinvolgere un gruppo variabile di persone. Il progetto Con un progetto si può creare: Un prodotto che può essere finito o parte di altri prodotti Una capacità di effettuare un servizio, una funzione aziendale in grado di svolgere attività di supporto alla produzione o altri servizi) Un risultato o un documento (i risultati di un progetto di ricerca, di una sperimentazione, eccetera)

In questo caso sarà necessaria una pianificazione specifica rispetto ai lavori di routine precedentemente strutturati. Un progetto può coinvolgere un gruppo variabile di persone.

4 Prj. Mng. - Definizioni In questa sede approfondiremo i contenuti del: PERT(Project Evaluation and Review Technique) (1950) CPM(Critical Path Method) (1957) Per Progetto si intende: un insieme di attività che devono essere svolte con un certo ordine Per Attività si intende: un operazione che richiede delle risorse ed un certo tempo per essere eseguita Project Metodi per supportare le decisioni relative alla gestione di progetti progetti nell edilizia, lo sviluppo di sistemi (software), ricerca, ecc. I problemi di gestione: aumentano col crescere della grandezza del progetto (numero di attività) dipendono dal livello di interdipendenza delle attività sono legati alla disponibilità limitata delle risorse devono tener conto dei costi fissi e variabili del progetto e dei costi delle risorse

devono essere svolte con un certo ordine Per Attività si intende: un operazione che richiede delle risorse ed un certo tempo per essere eseguita Project Metodi per supportare le decisioni relative

5 Project Le domande fondamentali a cui rispondere sono: qual è la durata del progetto? quali attività possono influire su tale durata? quando possono iniziare e terminare le singole attività? quali margini di tempo esistono per ritardare delle attività senza influire sulla durata del progetto? di quali attività posso prolungare la durata (risparmiando risorse) senza influire sulla durata del progetto? Project Le domande fondamentali a cui rispondere (2) : su quali attività conviene concentrare le risorse per cercare di ridurre la durata del progetto? come posso ridurre complessivamente i costi del progetto mantenendone la durata fissata o eventualmente aumentandola sino ad un livello accettabile?

di quali attività posso prolungare la durata (risparmiando risorse) senza influire sulla durata del progetto?

6 Prj. Mng. I processi Si definisce "processo" una serie di azioni che porta ad un risultato. I processi vengono svolti da persone; essi descrivono e organizzano il lavoro previsto Ogni processo è presentato in termini di input, dati di output e di strumenti e tecniche utilizzate. I dati di input e output consistono in documenti o informazioni documentabili, mentre gli strumenti e le tecniche sono meccanismi applicati agli input per ottenere degli output. Dati di input Processo Dati di output Strumenti e tecniche Prj. Mng. I processi Il P.M. è l applicazione di conoscenze, capacità, strumenti e tecniche alle attività di progetto per soddisfare i requisiti richiesti. Si realizza attraverso l integrazione di diverse decine di processi raggruppati logicamente in 5 gruppi. Oltre a ciò è necessario includere: identificazione dei requisiti definizione delle esigenze, interessi, aspettative degli stakeholder durante la pianificazione e lo svolgimento del progetto. il bilanciamento dei vincoli del progetto in conflitto reale e/o potenziale (es.: ambito, qualità, schedulazione, budget, risorse, rischio, ecc..)

I dati di input e output consistono in documenti o informazioni documentabili, mentre gli strumenti e le tecniche sono meccanismi applicati agli input per ottenere degli output.

7 Prj. Mng. I processi I processi di Prj. Mng. si possono ordinare in cinque gruppi Avvio Regolano l'inizio ufficiale del progetto Pianificazione Definiscono uno schema per indirizzare correttamente la realizzazione del progetto Esecuzione Coordinano persone e altre risorse per portare a termine il piano di progetto Controllo Assicurano il conseguimento degli obiettivi misurando i progressi, apportando eventuali correttivi Chiusura Formalizzano il risultato predisponendo una chiusura ordinata Prj. Mng. I processi Collegamenti tra i gruppi Apertura Pianificazione Controllo Esecuzione Chiusura

per indirizzare correttamente la realizzazione del progetto Esecuzione Coordinano persone e altre risorse per portare a termine il piano di progetto

8 Prj. Mng. I processi Collegamenti tra i gruppi (overlapping) Quando? Fase di massimo carico di lavoro Processi di esecuzione Livello di Attività Processi di Avvio Processi di Pianificazione Processi di controllo Processi di chiusura Fase iniziale Tempo Fase finale Prj. Mng. Il contesto Prj concluso Rappresentazione di un ciclo di vita Milestone 3 100% Milestone 2 Percentuale di completamento Milestone 1 FASE I FASE II FASE III Fasi del ciclo di vita FASE IV

Pianificazione Processi di controllo Processi di chiusura Fase iniziale Tempo Fase finale Prj. Mng.

9 Prj. Mng. I processi Aree di conoscenza Project Project Integration Project Time Project Quality Project Communications Project Scope Project Cost Project Human Resources Project Risk Project Procurament Prj. Risk Il paradigma della gestione dei rischi

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