Fatturazione Elettronica

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1 Fatturazione Elettronica CLOUD4BUSINESS SRL La Fattura Elettronica è un documento elettronico in formato XML il cui contenuto deve essere nel tempo immutabile e non alterabile; è la sola tipologia di fattura accettata dagli enti di PA che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Piazza IV Novembre n Milano P.IVA info@cloud4business.it Tel: Sistema di Interscambio.

2 La Fatturazione Elettronica Condizioni generali di utilizzo Prima del primo accesso al portale il cliente dovrà specificare se dovrà gestire solamente proprie fatture (azienda o professionista) oppure dovrà gestire fatture di aziende diverse dalla propria (studi professionali o associazioni). Se il Cliente gestisce solo proprie fatture dovrà indicare: 1. se per la firma digitale delle fatture elettroniche utilizzeranno un proprio dispositivo di firma, oppure se intendono delegare a Cloud4Business Srl il compito di firmare le fatture; 2. se affideranno la conservazione sostitutiva delle fatture a Cloud4Business Srl oppure se hanno già un proprio servizio di conservazione sostitutiva. Se il Cliente gestisce fatture di aziende diverse non può delegare a Cloud4Business Srl la firma digitale delle fatture, quindi dovrà indicare solamente la scelta relativa alla modalità di conservazione sostitutiva. Sia la nomina di Cloud4Business Srl come responsabile della conservazione sostitutiva sia l incarico per la firma della fattura devono essere stampati, timbrati, firmati ed inviati all indirizzo mail info@cloud4business.it. Ricevuto il contratto, Cloud4Business Srl abiliterà il cliente all utilizzo del servizio e comunicherà l avvenuta attivazione tramite mail.

3 Gestione di una nuova fattura Una volta stabilite le condizioni generali di utilizzo del nostro servizio si potrà con procedere l invio della fattura a Cloud4Business Srl, attraverso il nostro portale inserendola nella sezione Nuova Fattura. In questo modo la fattura è affidata a Cloud4Business Srl che la prenderà in carico per l estrazione dei singoli dati della fattura. Tali dati dovranno essere trasmessi in modo da risultare chiari e intellegibili. Potranno essere inviati a Cloud4Business Srl file in formato.zip,.txt,.xls,.pdf,.doc. I nostri tecnici provvederanno a trascrivere esclusivamente i dati forniti dal cliente. Generazione file XML Dopo aver ricevuto i dati nelle modalità sopra descritte, i tecnici di Cloud4Business Srl generare il file in formato xml. provvedono a Firma elettronica del file xml da parte del cliente Quando la fattura in formato.xml è pronta per essere firmata, il cliente sarà avvisato via mail. Il file della fattura da firmare sarà presente nella sezione Gestione fatture. A questo punto il cliente: 1. salva il file sul proprio pc utilizzando l apposita funzione disponibile in Gestione fatture; 2. lo firma digitalmente mediante il proprio dispositivo di firma elettronica; 3. lo restituisce a Cloud4Business Srl, utilizzando la funzione della sezione Gestione fatture. Il cliente ha la possibilità di visualizzare la propria fattura elettronica nella sezione Gestione fatture. Firma elettronica del file xml da parte di Cloud4Business Srl Una volta generato il file xml, il cliente riceverà via mail apposita notifica con le indicazioni per procedere: 1. al controllo del file xml generato in base ai dati da lui fornito, 2. alla conferma della correttezza dei contenuti del file. In seguito al ricevimento della conferma, Cloud4Business Srl firmerà il file come da delega ricevuta.

4 Se invece dal controllo risulteranno dei dati differenti da quelli inviati, il cliente contatterà l assistenza Cloud4Business per segnalare l incoerenza. Trasmissione al Sistema di Interscambio l file così firmato dal cliente o da Cloud4Business, verrà trasmesso al Sistema Di Interscambio. Nel flusso di comunicazione con il Sistema di Interscambio e da questo verso la PA destinataria, verranno generate diverse ricevute e notifiche relative agli esiti delle trasmissione delle fatture. Il cliente verrà sempre messo al corrente del contenuto di tali notifiche. Dalla sezione Gestione fatture è possibile verificare lo stato di avanzamento del processo di gestione di una fattura, visualizzare le notifiche di risposta provenienti dal Sistema di Interscambio e - per i clienti che utilizzano un proprio sistema di conservazione - prelevare i file da mandare in conservazione. Conservazione Sostitutiva Cloud4Business Srl effettuerà la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche e delle relative ricevute in conformità alle disposizioni di legge. Il cliente che in fase di attivazione del servizio ha dichiarato di provvedere autonomamente alla conservazione dovrà prelevare i file e ad inviarli al proprio servizio di conservazione. Gestione Irregolarità Durante il processo di gestione della fattura potrebbero emergere problematicità di diversa natura, sia prima sia dopo l invio al Sistema di Interscambio.

5 1) Irregolarità rilevate dai tecnici di Cloud4Business Srl prima dell invio al sistema di interscambio. Potrebbe succedere che i tecnici di Cloud4Business Srl individuino dati errati o mancanti durante la fase di generazione del file.xml in questi casi provvederanno a contattare il cliente chiedendogli di modificare direttamente i dati forniti tramite l utilizzo della funzione invio sostitutivo. n.b.: in questa fase la fattura non risulta ancora emessa. 2) Irregolarità rilevati dal Sistema di Interscambio fattura scartata Il Sistema di Interscambio potrebbe respingere la fattura.xml perché non rispetta le specifiche imposte. In questo caso i tecnici di Cloud4Business Srl provvederanno a contattare il cliente chiedendogli di modificare i dati forniti. Poiché il file xml è già stato trasmesso, sarà necessario ripetere la procedura per generazione dello stesso e la relativa firma elettronica L operazione richiede, quindi, il pagamento di una nuova trasmissione. n.b.: in questa fase la fattura non risulta ancora emessa. 3) Irregolarità individuati dalla PA destinataria Può succedere che il file.xml della fattura risulti formalmente corretto (ovvero rispetti le specifiche tecniche imposte dalla normativa), superi i controlli del Sistema di Interscambio e venga da questo inoltrato alla PA destinataria, tuttavia quest ultima rileva dei problemi: la mancanza di informazioni ritenute indispensabili per la corretta gestione del processo di liquidazione, ovvero richieste dai contratti/bandi/regolamenti o altro. Potrebbero anche essere rilevati discrepanze od errori relativi ai prezzi pattuiti, agli sconti o maggiorazioni, alle quantità o altro importo. In tutti questi casi la PA destinataria rifiuterà la fattura. I tecnici di Cloud4Business srl, a fronte di tali situazioni, contatteranno il cliente segnalando la notifica di rifiuto. Il cliente valuterà come intervenire: in base al tipo di irregolarità segnalata potrebbe essere sufficiente un integrazione del documento già emesso, con pagamento del corrispettivo di integrazione, oppure potrebbe rendersi necessaria l emissione di un nuovo documento (nota integrativa od altro), con pagamento dell intero corrispettivo.

6 4) Impossibilità di consegna E possibile che il Sistema di Interscambio segnali l impossibilità di recapitare la fattura alla PA destinataria. Verranno eseguiti nuovi ulteriori tentativi. In questa fase il soggetto emittente non deve fare nulla. Trascorsi 10 giorni senza che i tentativi di ricontattare la PA abbiano avuto alcun esito, il sistema comunicherà una notifica di iimpossibità di recapito al soggetto trasmittente che provvederà ad avvisare il cliente. n.b.: in questi casi la fattura risulta emessa a tutti gli effetti e il soggetto emittente/cliente dovrà a questo punto contattare la PA destinataria attraverso altri canali 5) Notifica di decorrenza termini Se la trasmissione alla PA destinataria da parte del Sistema di Interscambio va a buon fine, la prima dovrebbe rispondere con una Notifica di Esito. Se, trascorsi 15 giorni dalla consegna, la PA non risponde, il Sistema di Interscambio notifica tale circostanza al soggetto emittente o al soggetto trasmittente che provvederà ad avvisare il cliente. n.b.: in questi casi la fattura risulta emessa a tutti gli effetti e il soggetto emittente dovrà a questo punto contattare direttamente la PA destinataria

7 Costi del servizio e modalità di acquisto C4B Data Entry N data entry Prezzo Fattura Prezzo Pacchetto 1 15,00 15, ,90 69, ,90 119, ,90 198, ,50 425, ,00 700,00 Per la conservazione digitale annuale dell insieme delle fatture elettroniche di un azienda è previsto un canone annuo di 150,00+IVA.