Procedura : PROCESSO DI APPROVVIGIONAMENTO PRODOTTI ALIMENTARI

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1 IPSSEOA Michelangelo Buonarroti - Fiuggi - Procedura del Sistema di Gestione della Qualità PGE 02 Rev. 01 del Procedura : PROCESSO DI APPROVVIGIONAMENTO PRODOTTI ALIMENTARI ELENCO REVISIONI REVIS IONE DATA MOTIVO RESPONSABILE REDAZIONE RD A. Della Morte Prima emissione VERIFICA APPROVAZIONE DS G. Cerrito Introduzione controllo settimanale dei prodotti alimentari giacenti in magazzino RD DS ATTIVITA Flusso delle attività: Determinazione fabbisogni Redazione liste di ordine Formalizzazione e trasmissione ordine ai vari fornitori Consegna delle merci da parte dei fornitori Ricevimento e controllo merci Conservazione e stoccaggio delle merci Distribuzione delle merci Conservazione e gestione delle rimanenze RESPONSABILE DEL Commissione di controllo merci (sino a nomina: Commissione Qualità) PROCESSO OBIETTIVI Controllare in modo continuo e sistematico il processo di approvvigionamento delle derrate alimentari utilizzate nei laboratori. MEZZI E DOCUMENTI NORME DI RIFERIMENTO MQ07 Sez. 7.2 Realizzazione dei Servizi di Istruzione/Formazione e dei Servizi di Integrazione/Orientamento - Approvvigionamenti UNI EN ISO 9001/2008 Par 7.4 D.I. n. 44/2001 D.Lgs. 193/ Attuazione della direttiva 2004/41/CE relativa ai controlli in materia di sicurezza alimentare e applicazione dei regolamenti comunitari nel medesimo settore RISULTATI ATTESI Controllo dell'approvvigionamento in termini di rispondenza del prodotto ai requisiti richiesti, con particolare riferimento a quanto previsto in materia di sicurezza alimentare. INDICATORI DI RISULTATO Numero di NC rilevate; Puntualità di consegna MODULI Richiesta di acquisto settimanale (MOD.PGE 02 A) Ordine di acquisto (MOD.PGE 02 B) Scheda di contestazione merci (MOD.PGE 02 C) Scheda di controllo temperature apparecchiature refrigeranti (rif. PAA 01) Scheda di utilizzo apparecchiature per la conservazione delle merci (rif. PAA 01) Scheda di prelievo merci (MOD PGE 02 D) Scheda di resa merci (MOD PGE 02 E) PGE 02 Rev. 01 del 23/03/12 Pagina 1 di 6

2 Scheda di controllo settimanale conservazione prodotti alimentari (MOD PGE 02 F) Scheda di controllo mezzi di trasporto al ricevimento prodotti alimentari (MOD PGE 02 G) Etichetta di identificazione merci PGE 02 Rev. 01 del 23/03/12 Pagina 2 di 6

3 Fase Responsabile PROCEDURA Attività Registrazioni Determinazione Fabbisogni Redazione liste di ordine Formalizzazione e trasmissione ordini ai Fornitori Consegna delle merci Coordinatori dei laboratori Coordinatori dei laboratori Fornitori - Definiscono i menu per le esercitazioni di tutte le classi, suddivise per anno di corso, tenendo conto della programmazione di classe, della programmazione di dipartimento, del budget di spesa disponibile. In base ai menu formulati o al tema dell esercitazione, i coordinatori dei laboratori redigono le richieste di acquisto necessarie alla realizzazione del menu o dell esercitazione per tutte le classi dello stesso anno di corso compilando l'apposito modulo. Su tale modulo vengono indicate le classi interessate. Il modulo, comunque unico per tutte le classi dello stesso anno di corso, viene firmato dai coordinatori (o da uno degli insegnanti di classe) che ne consegnano una copia al magazziniere per l invio dell ordine ed una copia al preside. Le richieste di acquisto vengono consegnati in magazzino entro il martedì (anche via ). Nella compilazione delle richieste di acquisto ciascun prodotto viene inserito curandone una descrizione completa e coerente con quella utilizzata in sede di gara per la scelta dei fornitori di riferimento. L'elenco dei prodotti, completi della relativa descrizione, inseriti nei bandi di gara è messo a disposizione ogni anno dall'ufficio Acquisti. Il magazziniere: raccoglie le richieste di acquisto consegnate dai coordinatori dei laboratori; organizza le richieste raggruppandole in modo da definire un unico ordine di acquisto per ognuno dei fornitori di riferimento; verifica gli effettivi fabbisogni tenendo conto di eventuali giacenze di magazzino; trasmette gli ordini anticipandoli via fax o via entro la giornata del venerdì. I fornitori in base all ordine ricevuto consegnano le derrate alimentari a scuola entro le ore 10:00 del lunedì mattina in modo da consentire il regolare svolgimento delle esercitazioni. L'organizzazione dell'orario scolastico delle lezioni tiene conto di tale aspetto. Le consegne dei prodotti necessari per le esercitazioni del lunedì vengono programmate Menu delle esercitazioni Richiesta di acquisto settimanale (MOD.PGE 02 A1 Sala Bar; MOD PGE 02 A2 - Enogastromomia) Ordine di Acquisto (MOD.PGE 02 B) Scheda di controllo mezzi di trasporto al ricevimento prodotti alimentari (MOD PGE 02 G) PGE 02 Rev. 01 del 23/03/12 Pagina 3 di 6

4 Ricevimento e controllo delle merci Conservazione e stoccaggio merci e Commissione di Controllo (o docente incaricato) per il venerdì. Al ricevimento di derrate alimentari, il magazziniere sottopone a controllo, con cadenza almeno mensile, lo stato igienico dei mezzi utilizzati per il trasporto e l adeguatezza dei criteri di conservazione adottati (in particolare in termini di temperatura). L esito dei controlli condotti è registrato su specifica modulistica. Il magazziniere coadiuvato dalla commissione controllo (costituita da almeno quattro membri, due per gli acquisti destinati al settore enogastronomia, uno per gli acquisti destinati al settore servizi di sala e bar, uno scelto fra i docenti di alimentazione), controlla le derrate scaricate nel locale attiguo la porta di ingresso merci. Sino a nomina della commissione il magazziniere viene coadiuvato da un docente del settore enogastronomia allo scopo incaricato. Il locale è attrezzato con un tavolo ed una bilancia. Il controllo viene fatto controllando se le derrate consegnate corrispondono a quelle realmente ordinate (criticità) e a tale proposito si utilizzerà una copia dell ordine al fornitore. Si controlleranno anche il peso, la scadenza, lo stato di conservazione, la corrispondenza con il documento di trasporto e l integrità delle confezioni. Al completamento del controllo il magazziniere ne registra l'esito sulla copia di pertinenza del documento di trasporto (sigla OK se positivo; evidenziazione prodotti contestati negli altri casi) ed appone la propria firma. La merce non rispondente all ordine o ritenuta non conforme, non verrà accettata e verrà riconsegnata al fornitore. Tale operazione prevede la compilazione di un buono di reso (scheda contestazione merce ) che viene firmato da chi effettua il controllo e controfirmato dal fornitore. Questa scheda di rifiuto merce viene compilata in triplice copia: una si consegna a chi ritira la merce rifiutata, una rimane nel registro di controllo ed una viene consegnata in contabilità. Se il fornitore non rispetta gli orari ed i termini di fornitura specificati nella gara d appalto o consegna merce ritenuta non conforme, riceverà una nota di avviso. La conservazione delle merci deve essere coerente con i criteri stabiliti con la procedura PAA 01 Autocontrollo Alimentare Gestione HACCP). Il magazziniere provvede a stoccare le derrate consegnate negli appositi locali utilizzando le specifiche apparecchiature previste, controllando periodicamente le temperature delle apparecchiature refrigeranti ed annotandole sulle Scheda di contestazione merce (MOD.PGE 02 C) PAA 01 Autocontrollo Alimentare gestione HACCP) Schede di controllo temperature apparecchiature refrigeranti Scheda di utilizzo apparecchiature per la PGE 02 Rev. 01 del 23/03/12 Pagina 4 di 6

5 Distribuzione delle merci Conservazione e gestione delle rimanenze Aiutanti Tecnici responsabili dei Laboratori Aiutanti Tecnici responsabili dei Laboratori Docenti - apposite schede, nonché controllando il buono stato di conservazione delle derrate in esse conservate. Il magazziniere controlla anche lo stato di pulizia dei magazzini e le condizioni delle derrate in essi conservate. Ai fini del controllo delle scadenze, si utilizza il seguente criterio: ogni settimana si provvede solo agli acquisti destinati al consumo della settimana successiva, in modo tale da avere giacenza zero a fine settimana; eventuali merci acquistate per lo stoccaggio di magazzino, vengono identificate con la relativa data di scadenza riportata su specifica etichetta; tale stoccaggio è organizzato in settori specifici del magazzino ed in modo da favorire un prelievo di tipo FIFO. Inoltre, ogni settimana il magazziniere procede comunque al controllo dei prodotti conservati nel magazzino (aspetto visivo, integrità del confezionamento, data di scadenza) registrandone l esito su specifica scheda e procedendo alle eventuali azioni correttive. Coerentemente con quanto definito dalla procedura PAA 01, vengono date disposizioni per l'utilizzo previsto per ogni attrezzatura, indicando cosa vi può essere conservato, la temperatura di funzionamento e le eventuali oscillazioni consentite, nonché una scheda riepilogativa delle temperature di conservazione delle materie alimentari in esse conservate. In base agli ordini effettuati per ogni singola classe, l aiutante tecnico responsabile del laboratorio in cui si svolgerà l esercitazione preleva gli alimenti necessari alla lezione. Tutti gli alimenti prelevati verranno elencati evidenziando le quantità in un modulo di prelevamento merci. Il modulo verrà firmato dal magazziniere, dall aiutante tecnico e dall insegnante interessato. Il prelievo delle merci si svolge in orari prestabiliti, presumibilmente alle 9,00 ed alle 10,30 del mattino, salvo necessità particolari. Tutte le derrate prelevate devono essere utilizzate per l esercitazione indicata sull ordine. Eventuali preparazioni anticipate o rimanenze da utilizzare il giorno seguente, possono essere conservate nei frigoriferi dei laboratori facendo attenzione a seguire le procedure igieniche previste per la conservazione degli alimenti. Eventuali resi a magazzino vengono accompagnati con specifica scheda di resa merce. Gli alimenti vengono sigillati ed etichettati con il conservazione di merci Scheda di controllo settimanale conservazione prodotti alimentari (MOD PGE 02 F) Scheda di prelievo merci (MOD PGE 02 D) Scheda di resa merce (MOD PGE 02 E) Etichetta di identificazione merci. PGE 02 Rev. 01 del 23/03/12 Pagina 5 di 6

6 nome del docente o dell aiutante tecnico, la data di lavorazione o di stoccaggio, la data dell esercitazione a cui si riferiscono. Ai fini dell applicazione delle predette disposizioni, vengono messe a disposizione dei laboratori una etichettatrice, dei contenitori a chiusura ermetica, una macchina per sottovuoto PGE 02 Rev. 01 del 23/03/12 Pagina 6 di 6